62 
Как мы можем контролировать свое время и всю нашу жизнь? Ответ на этот вопрос — планирование. Планировать — значит ясно определять себе цели и задачи. Постоянно спрашивайте себя: „Что я хочу сделать? Как я хочу это сделать?". Ниже будут даны пять важных вопросов, на которые вы должны постоянно отвечать, как это делают все лучшие менеджеры.
1. За что вам платят? Если бы ваши сын или дочь спросили вас, за что ваша фирма платит вам зарплату, что бы вы могли ответить в двух словах? Если бы вас спросил ваш шеф: „За что мы тебе платим?", что бы вы ответили? Вам платят не за вашу активность, а за конкретные достижения, за результаты, от которых зависит финансовое положение вашей фирмы. Если вы хотите повысить свою собственную ценность, вы должны повысить ваши обороты.
2. Второй вопрос касается поставленных целей и задач. Какая из ваших функций наиболее важна? Что из того, что вы делаете, имеет наибольшее значение в вашей работе? Каковы важнейшие цели, для достижения которых вас взяли на эту должность? Вы знаете, что важнейшие задачи менеджера — это организация, планирование, набор торговых агентов, распределение обязанностей, наблюдение. Причина всех наших профессиональных проблем состоит в том, что при выполнении одной или нескольких из этих задач наши способности нас подводят.
Что в вашей работе имеет наибольшее значение, что бы вы могли доверить другим для реализации ващих задач? Это может быть обучение торговых агентов тому, как достичь большей эффективности, обучение новым методам продажи, организации конференций, курсов и т. п. Это все входит в процесс распределения ваших обязанностей, что проявляется во все более совершенных действиях ваших подчиненных.
И наконец важнейший, по моему мнению, вопрос: Что можете сделать вы и только вы действительно хорошо? Вы убедитесь, что в ответе на этот вопрос — ключ к эффективной организации времени. Это одна или максимум две вещи, которыми вы овладели в совершенстве. Может быть это прием на работу или увольнение, обучение, планирование, прогнозирование и т. д. Если хотя бы что-то одно из них у вас получается хорошо, это очень важно для вашего успеха.
Из этого следует основное правило: если начинаешь что-то делать, то должен прекратить делать то, что делал до сих пор. Прежде чем начать заниматься одним делом, вы должны закончить с другим. Так вам удастся избежать потерь времени. Ниже перечислю семь так называемых „главных похитителей времени".
1. Отсутствие тщательно разработанных и определенных планов и задач. Речь идет о письменной формулировке планов и целей, которые понятны вашим руководителям, вам и каждому, кто отвечает за их реализацию. Точность, точность и еще раз точность. Я уже говорил, что у людей, которые преуспевают в жизни, все планируется. Планирование у них — постоянное занятие. Они думают на бумаге. Составляют списки дел, которые необходимо сделать.
2. Отсутствие приоритетов и оснований. Что является важным и почему люди совершают определенные действия? Вы и все, кто вам подчинен, должны знать, зачем что-то нужно сделать, почему одна вещь важнее, чем другая. Вы знаете по своему опыту, как раздражает то, что работник делает нечто менее важное. Когда вы его спрашиваете, зачем он это делает, он отвечает: „Я думал, это важнее". За такое положение вещей несет ответственность менеджер, поскольку он не разъяснил степени важности заданий.
3. Постоянный конфликт между тем, что важно, и тем, что срочно. Срочные дела — это те, которые вы видите перед собой. Телефонный звонок, неожиданный визит, документы на подпись и т. д. Это срочные дела. В свою очередь у важных дел бывают последствия, которые сказываются через какое-то время. Работа в офисе, планирование, работа с документами, организация — все эти дела важны, но какое важнее всего? Важнее всего приобретение новых коммерческих возможностей, обучение, передача опыта. Все эти действия имеют долговременные последствия и могут существенно повлиять на вашу карьеру. Спрашивайте: каковы последствия того, что я сейчас делаю? Перерыв на кофе не влечет за собой никаких последствий, но даже небольшие изменения в поведении хорошего торгового агента влияют на сумму ежегодных торговых оборотов.
4. Конфликт между неопределенным „много" и конкретным, мало". Это касается правила „80/20", согласно которому 20 % ваших действий дают 80 % ваших достижений. Величайшая ошибка состоит в том, что часто мы равномерно распределяем наше время на все дела, вместо того чтобы распределить его пропорционально значимости каждого дела. 80 % всего времени вы должны уделить более важным 20 % работников, и только 20 % — более слабым, а не наоборот.
62 
